（WordがないPCで）Word OnlineとOneDriveで文書作成からUSB保存まで

パソコンにWordがインストールされていない。でもレポートや資料を作成する必要がある。このような場面は意外と多く発生します。学校や職場の共用パソコン、新しく購入したパソコン、友人のパソコンを借りる場面など、様々な状況が考えられます。

従来なら、別のパソコンからUSBメモリにWordファイルをコピーして持参するか、Officeソフトを購入・インストールする必要がありました。しかし、現在はOneDriveとWord Onlineを活用することで、これらの問題を解決できます。

この記事では、実際にWordなしのパソコンで文書作成から印刷、USB保存、他の人への受け渡しまでを行う手順を詳しく解説します。特に、USBメモリに保存されたファイルの編集方法や、作業後のファイル管理についても具体的に説明します。

OneDriveとWord Onlineの基本的な仕組み

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスです。
クラウドストレージとは、インターネット上にファイルを保存できる仕組みのことで、いわば「ネット上のUSBメモリ」と考えると理解しやすいでしょう。
Word Onlineは、ブラウザ上で動作するWordの簡易版です。
パソコンにWordがインストールされていなくても、インターネットに接続されていればすぐに利用できます。機能は通常のWordと比べて制限がありますが、基本的な文書作成、編集、書式設定は十分に行えます。

重要なのは、Word Onlineで作成した文書は自動的にOneDriveに保存される点です。保存操作を忘れる心配がありません。また、作業中の変更も数秒ごとに自動で保存されるため、パソコンが突然シャットダウンしてもデータを失うリスクは最小限に抑えられます。

また、OneDriveには版履歴機能があります。ファイルを右クリックして「版履歴」を選択すると、過去の編集内容を確認したり、以前の状態に戻したりできます。重要な変更を行う前に、この機能を把握しておくと安心です。

新規文書作成の実際の手順

まず、ブラウザでOneDriveにアクセスします。

Microsoftのスタートページにある「メニュー」からもOneDriveにアクセスできる

URLは「https://onedrive.live.com」です。Microsoftアカウントでサインインが必要ですが、無料アカウントでも十分に利用できます。

サインイン後、画面上部にある「新規」ボタンをクリックします。表示されるメニューから「Word文書」を選択すると、ブラウザ内でWord Onlineが起動します。この時点で、既に新しい文書がOneDrive上に作成されています。

Word Onlineでは、通常のWordの簡易版で、基本的な機能は概ね利用できます。文字入力、フォント変更、太字や斜体の設定、段落の配置変更など。ただし、高度な図形描画や複雑な表作成などの機能は制限されています。

文書作成中は、画面上部に「保存中」や「保存済み」といった表示が現れます。これは自動保存が動作している証拠です。手動で保存操作を行う必要はありません。

いったんPDFにして印刷する

Word Onlineから直接印刷を行う場合、通常のWordとは少し手順が異なります。まず、「ファイル」メニューから「印刷」を選択します。すると、「印刷」ボタンが再度表示されるので、これをクリックします。

この操作により、印刷可能なPDF形式のファイルが自動生成されます。画面には「ここをクリックしてドキュメントのPDFを表示する」というリンクが表示されるので、これをクリックしてPDFを開きます。

PDFが表示されたら、ブラウザの印刷機能を使って印刷を実行します。この方法の利点は、印刷時の書式崩れを防げることです。Word文書を直接印刷する場合、プリンターの設定や用紙サイズによって予期しないレイアウト変更が発生することがありますが、PDF経由であればより安定した印刷結果を得られます。

作った文書ファイルをUSBメモリに保存する

OneDriveで作成した文書をUSBメモリに保存するには、まずパソコンにファイルをダウンロードする必要があります。Word Onlineで文書を開いた状態で、「ファイル」メニューから「コピーの作成」を選択し、続けて「コピーのダウンロード」をクリックします。

ダウンロード先を指定する画面が表示されるので、わかりやすい場所（デスクトップやダウンロードフォルダ）を選択します。ファイル名も必要に応じて変更できます。ダウンロードが完了すると、指定した場所にWordファイル（.docx形式）が保存されます。

次に、このファイルをUSBメモリにコピーします。USBメモリをパソコンに接続し、エクスプローラー（Windowsの場合）やFinder（Macの場合）でUSBメモリを開きます。ダウンロードしたWordファイルを右クリックして「コピー」を選択し、USBメモリ内で「貼り付け」を実行します。

この方法により、OneDriveで作成した文書をUSBメモリに確実に保存できます。ファイルはWordの標準形式で保存されるため、他のパソコンでも問題なく開けます。

USBメモリの既存ファイルを編集する方法

USBメモリに保存されているWordファイルを編集したい場合、まずそのファイルをOneDriveにアップロードする必要があります。OneDriveの画面で「アップロード」ボタンをクリックし、「ファイル」を選択します。

ファイル選択画面が表示されるので、USBメモリ内の編集したいWordファイルを選択してアップロードします。アップロードが完了すると、OneDriveのファイル一覧にそのファイルが表示されます。

ファイル名をクリックすると、Word Onlineで開きます。最初は読み取り専用モードで表示される場合がありますが、画面右上の「編集」ボタンをクリックすることで編集モードに切り替わります。

編集作業が完了したら、再び「ファイル」メニューから「コピーのダウンロード」を選択してパソコンにダウンロードし、USBメモリにコピーし直します。この際、元のファイルを上書きするか、新しい名前で保存するかを選択できます。

ファイル共有と受け渡しの実践的な活用

作成した文書を他の人に渡す方法として、USBメモリでの物理的な受け渡し以外に、OneDriveの共有機能を活用する選択肢があります。OneDriveでファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックすると、共有リンクを生成できます。

このリンクをメールやチャットで送信することで、相手は特別なソフトウェアをインストールすることなく文書を閲覧できます。さらに、「受信者に編集を許可する」オプションを有効にすれば、複数人での共同編集も可能になります。

ただし、機密性の高い文書を扱う場合は、「受信者にMicrosoftアカウントでのサインインを求める」オプションを有効にすることを推奨します。これにより、リンクを知っているだけでは文書にアクセスできなくなり、セキュリティが向上します。

注意点とトラブル対策

Word Onlineを使用する際の主な制限事項を理解しておくことが重要です。マクロ機能、高度な図形描画、アドイン機能などは利用できません。これらの機能が必要な場合は、デスクトップ版のWordを使用する必要があります。

インターネット接続が不安定な環境では、自動保存が正常に動作しない可能性があります。重要な文書を編集する際は、定期的に手動でダウンロードしてバックアップを作成することを推奨します。

また、ブラウザの設定によってはポップアップがブロックされ、印刷用PDFが表示されない場合があります。このような場合は、ブラウザのポップアップ設定を一時的に変更するか、別のブラウザを試してみてください。

まとめ

OneDriveとWord Onlineを活用することで、Wordがインストールされていないパソコンでも本格的な文書作成が可能になります。自動保存機能により作業データの消失リスクが軽減され、クラウドベースの特性により複数デバイス間でのファイル共有も簡単に実現できます。USBメモリとの連携により、従来の作業フローを大きく変更することなく、より柔軟な文書作成環境を構築できるのが最大の利点です。