「らくらく連絡網+」と一斉メールとの違い（連絡用グループウェア）

団体連絡用に従来は一斉メールを使って連絡していましたが、「らくらく連絡網+」というツールに切り替わりました。

これまでのメールとはどうも勝手が違います。
どのような仕組みなのですか？

「らくらく連絡網+」では、連絡内容がそれぞれのメンバーのメールの受信箱ではなく、アプリの画面にまとめて保存されます。
団体向けの専用の連絡スペースで、同じ画面にアクセスして既読状況や回答を共有できます。

1. 「らくらく連絡網+」はグループウェア

「らくらく連絡網+（らくらく+）」は、連絡と確認業務に特化した「小規模組織向けグループウェア」と言えます。

「グループウェア」とは、グループ内コミュニケーションや情報共有を統合して扱うアプリ・サービスのこと。
たとえば、店舗や会社での共同作業や連絡では、SlackやTeamsなどの「グループウェア」が使われています。

一斉メールは「ただ送るだけ」です。
一方、「らくらく連絡網+」は「送ってからの管理」まで含めて設計されています。

たとえば、一斉メールでは、相手が読んだかどうかを確かめる術はありません。
返事もバラバラに届き、最終的には手で集計することになります。
また、どうしてもアドレス管理の手間が発生し、誤送信の不安もつきまといます。

一方、「らくらく連絡網+」は、メールのように個々の受信箱へ分散して届く仕組みではありません。
サービス側に連絡内容が集約され、メンバーは同じ場所にアクセスして同じ情報を確認します。
だから、連絡の履歴や既読状況が共有できるのです。

「グループウェア」は、最初に「団体の専用スペース」を登録して、次に個々のメンバーを招待する方式が取られます。

ここで大事なポイントは、メンバー同士は互いに相手のメールアドレスを知らなくても連絡が送れること。
一斉メールでは、送信者が全員のメールアドレスを把握しておく必要がありましたが、「らくらく連絡網」では各メンバーが自分で登録します。

管理者はアプリをインストールし、団体を作成し、招待リンクをメンバーに送ります。
各メンバーは、招待リンクを元にアプリをインストールしたり、会員登録をします。

すると、メンバー連絡を作ったり、送られた連絡を確認したりできるようになります。
連絡が追加されると、それぞれのメンバーにはアプリ通知が表示されます。

ただし、これらの連絡は、各メンバーに直接送られているのではなく、「団体の専用スペース」に保管されています。
それぞれのメンバーは、自分のアプリから「団体の専用スペース」を見に行っているのです。

ただし、この受信履歴は、個々人で削除することができます¹。
これは、グループ内の連絡内容を消すのではなく、自分のアプリ画面から非表示にする操作です。

メンバーが確認すると、既読数が表示されます。
誰が見ていて、誰が見ていないのかが分かるのは、すごく実務的です。

らくらく+には、出欠確認機能もあります。
出欠を選ぶボタンを設定して、送信します。
メンバーがポチポチと回答していくと、画面上に結果が集まっていきます。

まだ回答していない人も一覧で見えるため、確認もしやすいです