パソコンのデータが増えてきて、どこに何があるかわからなくなることはありませんか？ この記事では、日々のパソコン作業をスムーズにするための、エクスプローラーを使ったフォルダ整理の考え方と具体的な方法を、体験に基づき紹介します。
ファイル整理の基本：時系列とカテゴリー
私たちが情報を整理するとき、大きく分けて「いつの情報か」という時間軸と、「何に関する情報か」という内容の分類を使うことが多いです。これはエクスプローラーでのフォルダ管理でも同じように考えることができます。
例えば、写真データを整理する場合、「2023年夏休み」「2024年運動会」のようにイベントの時期で分けるのが時系列です。一方、「家族写真」「風景写真」「ペットの写真」のように、写真の内容で分けるのがカテゴリー分けです。
どちらが良いというわけではなく、両方を組み合わせることで、より探しやすくなります。例えば、「2023年夏休み」という大きなフォルダの中に、「家族」や「風景」といったカテゴリーのフォルダを作るイメージです。
エクスプローラーの基本操作：ナビゲーションウィンドウを活用する
エクスプローラーを開くと、左側に「ナビゲーションウィンドウ」が表示されていることが多いでしょう。これは、パソコン内のフォルダ構成をツリー状に表示し、目的の場所に素早く移動するために役立ちます。
もしナビゲーションウィンドウが表示されていない場合は、エクスプローラー上部の「表示」タブをクリックし、「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れると表示されます。このウィンドウを使うことで、フォルダを階層的に把握しやすくなります。
カテゴリー分けをさらに便利に：フォルダ名の工夫
カテゴリー分けしたフォルダをさらに使いやすくするちょっとした工夫があります。フォルダ名の先頭に半角数字を入れると、エクスプローラー上でその順番を固定できます。
例えば、「1_仕事」「2_趣味」「3_家族」のように名前を付けると、アルファベット順や作成日時順で並び替えても、この順番は変わりません。よく使うフォルダを上の方に表示させておくと、アクセスが楽になります。
また、エクスプローラーの表示形式を「詳細」にすると、ファイルやフォルダの種類、更新日時などの情報が一覧で表示され、これらの項目で並び替えることができます。用途に合わせて表示形式を使い分けると良いでしょう。
作業効率を上げる：デスクトップの活用とショートカット
一時的に作業するデータは、デスクトップを活用するのが便利です。エクスプローラーで深い階層にあるフォルダに何度もアクセスするのは少し手間がかかります。
そこで、よく使うフォルダやファイルがあれば、右クリックして「送る」から「デスクトップ (ショートカットを作成)」を選ぶと、デスクトップにそのショートカットが作成されます。ショートカットをクリックすれば、すぐに元の場所を開くことができます。
作業が終わったら、デスクトップのショートカットは削除しても大丈夫です。これは、元のファイルそのものを移動したりコピーしたりしているわけではないので、管理が煩雑になる心配はありません。ショートカットは、あくまで「ここを開いてね」という目印のようなものです。
エクスプローラーの中の特別な場所：OneDrive
エクスプローラーの左側には、「OneDrive」という項目があることに気づくかもしれません。これは、マイクロソフトが提供するオンラインストレージサービスです。Windowsを使っている場合、マイクロソフトのアカウントでログインしていれば、無料で5GBの保存領域を利用できます。
OneDriveの大きなメリットは、データがインターネット上の安全な場所に保管されるため、パソコンが故障したり、災害が起こったりした場合でも、大切なデータを復元できる可能性があることです。ただし、保存するデータの量が増えると、追加の料金が必要になる場合があります。
クラウドストレージという選択肢：OneDrive以外のサービス
データをオンライン上に保管する「クラウドストレージ」というサービスは、OneDrive以外にも様々なものが存在します。例えば、仕事で使うシステムによっては、そのシステムを提供している会社のサーバーにバックアップされることもあります。また、個人で外付けハードディスクを用意して、そこにデータをバックアップする方法も一般的です。
クラウドサービスの進化：保管だけではない多機能性
クラウドサービスの魅力は、単にデータを保管するだけでなく、様々な便利な機能が使えることです。代表的な例としては、GmailやGoogle Driveで利用できる文書作成ソフトや表計算ソフトなどがあります。ウェブブラウザがあればすぐに利用でき、ソフトをインストールする手間もありません。
クラウドサービスを提供している主な企業としては、Google、Microsoft、Appleなどがあります。これらの企業は、もともとパソコンやスマートフォンの基本システムを提供していましたが、現在ではその周辺のオンラインサービスにも力を入れています。これにより、私たちは幅広いサービスを手軽に利用できるようになっています。
まとめ：エクスプローラーを使いこなして快適なデジタルライフを
今回の考察を通して、エクスプローラーを使ったファイル整理は、単にデータを保存するだけでなく、日々の作業効率を大きく左右する重要な要素であることがわかりました。時系列とカテゴリーという基本的な考え方を軸に、フォルダ名の工夫やショートカットの活用、そしてクラウドストレージの利用を組み合わせることで、より快適なデジタルライフを送ることができるでしょう。