Wordの差し込み印刷で遭遇したテキストボックスとレコード同期の謎を解く

はじめに

Wordの差し込み印刷機能を使っていると、時々「なぜこうなるの？」という不思議な現象に出会うことがあります。特に複数のラベルを一枚の用紙に配置する場合、思わぬ動作に頭を悩ませることも少なくありません。

先日、A4用紙を横向きにして3つのラベルを横並びに配置し、差し込み印刷しようとしたところ、同じページの3つのラベルすべてに同じデータが表示されるという問題に直面しました。原因を調査していくと、Wordの差し込み印刷の仕組みについて興味深い発見がありましたので、その体験を共有します。

差し込み印刷の技術的基盤

差し込み印刷は単なるテキスト置換ではなく、データバインディング、レイアウトエンジン、フィールド評価システムが複雑に絡み合った機能です。その技術的基盤は3層構造になっています。

データ連携の基盤（レコードセットのキャッシュ）

Wordの差し込み印刷では、{ MERGEFIELD "項目名" }という形式のフィールドコードがデータソースと文書を結ぶ核となります。このフィールドコードはSQLクエリに似た働きをし、外部データを動的に参照します。

データソース（Excel/CSV/DBなど）との接続時、Wordは内部的にODBC（Open Database Connectivity）を介したリンクを生成し、データのレコードセットをメモリ上にキャッシュします。このキャッシュは、文書を開いている間保持されます。

重要なのは「遅延評価機構」です。フィールドコードは文書表示時やF9キーによる更新時まで実際のデータに置き換わりません。いわば「実行命令」が来るまで待機している状態です。

レイアウト制御システム（セクション）

Wordでは文書を複数の「セクション」に分けることができ、各セクションは独自のページ設定やヘッダー/フッターを持ちます。セクション区切り（コード：^b）はWordの文書構造において重要な役割を果たしています。

セクション区切りの役割と影響範囲
- ページ番号のリセット/継続：各セクションでページ番号を独立して管理
- レイアウト設定の区分け：余白、用紙サイズ、向きなどの設定をセクションごとに変更可能
- ヘッダー/フッター管理：セクションごとに異なるヘッダー/フッターを設定可能

差し込み印刷でラベルを作成すると、Wordは内部的に複雑なテーブル構造を生成し、各ラベルの間に暗黙的にセクション区切りを挿入することがあります。これにより、印刷範囲指定時に「p1s2」（ページ1のセクション2）のような明示的な指定が必要になる場合があります。

フィールド評価システム（フィールドコード）

フィールドコードは単なるテキストではなく、「フィールドオブジェクト」という特殊なプログラム要素です。各フィールドオブジェクトには以下の情報が含まれています：

フィールド識別子（MERGEFIELD, NEXTなど）
パラメータ（項目名など）
スイッチ（書式指定など）
結果値（評価後のデータ）

フィールドコードには様々な書式スイッチを追加できます。例えば、{ MERGEFIELD 金額 \# "#,##0" }と指定すると、数値に自動的にカンマ区切りが適用されます。これらのスイッチはバックスラッシュ（\）に続けて指定します。

フィールドコードの評価順序は文書構造に依存しますが、基本的には以下のルールに従います：

文書の本文：上から下、左から右へと評価
テーブル内：セル順（行優先）で評価
入れ子になったフィールド：内側から外側へと評価

発生した問題と技術的原因

今回発生した問題は「A4横向きに3つのラベルを配置して差し込み印刷したら、同じページの3つのラベルがすべて同じデータになってしまう」というものでした。

問題の原因を調査したところ、以下の技術的要因が明らかになりました：

テキストボックスのDOM位置

Wordの文書オブジェクトモデル（DOM）において、テキストボックスは本文フローとは別の階層に位置する「アンカーなしの浮動オブジェクト」として扱われます。つまり、メインドキュメントのテキストフローからは独立した存在なのです。

テキストボックスは内部的に以下のような構造を持ちます：

Document
 |-- MainTextFlow (本文)
 |     |-- Section1
 |     |     |-- Paragraph1
 |     |     |-- Paragraph2...
 |     |-- Section2...
 |-- FloatingObjects (浮動オブジェクト)
       |-- TextBox1
       |-- TextBox2
       |-- TextBox3...

このような構造のため、メインドキュメントを流れるレコードの進行がテキストボックスに自動的に反映されません。

データフローの断絶メカニズム

差し込み印刷では、レコードポインタという内部カウンターがあります。これは「現在どのレコードを処理しているか」を示す値です。通常、フィールドコードは順番に評価される際、このレコードポインタを参照します。

しかし、テキストボックス内のフィールドコードは、評価タイミングが本文と異なるため、すでに評価された本文のレコードポインタ値を参照してしまいます。これがデータフローの断絶を引き起こす根本原因です。

具体的なレコードポインタの動作イメージ：

本文（メインフロー）の評価：レコードポインタ = 1
テキストボックス1の評価：レコードポインタ = 1（そのまま）
テキストボックス2の評価：レコードポインタ = 1（そのまま）
テキストボックス3の評価：レコードポインタ = 1（そのまま）

結果として、すべてのテキストボックスがレコード1のデータを表示することになります。

解決策の技術的詳細

この問題を解決するためのアプローチには、いくつかの技術的方法があります。

表による解決法

宛名ラベルなどで表を使うことで問題を解決しています。これは、表がWordの文書構造の中で適切に位置づけられているからです。テーブルはメインテキストフローの一部として扱われるため、レコードの進行が正しく反映されます。

表を使った場合のデータフロー：

1. テーブルセル(1,1)の評価：レコードポインタ = 1
2. テーブルセル(1,2)の評価：レコードポインタ = 2（自動的に進む）
3. テーブルセル(1,3)の評価：レコードポインタ = 3（自動的に進む）

NEXTフィールドによる制御

テキストボックスを使う場合、{ NEXT }フィールドコードを明示的に配置することで問題を解決できます。このフィールドコードはレコードポインタを強制的に1つ進める役割を持ちます。

各テキストボックスへの配置：

テキストボックス1：{ MERGEFIELD 名前 \* MERGEFORMAT }
テキストボックス2：{ NEXT }{ MERGEFIELD 名前 \* MERGEFORMAT }
テキストボックス3：{ NEXT }{ MERGEFIELD 名前 \* MERGEFORMAT }

NEXTフィールドが実行されると、レコードポインタの値が内部的に変更されます：

テキストボックス1の評価：レコードポインタ = 1
テキストボックス2の評価：{ NEXT }によりレコードポインタが2に変更
テキストボックス3の評価：{ NEXT }によりレコードポインタが3に変更

高度なフィールド制御テクニック

より複雑なシナリオでは、以下のような高度なフィールド制御テクニックも使えます：

固定レコード参照：

{ SET RecNum 2 }{ MERGEFIELD 名前 \b "RecNum" \* MERGEFORMAT }
Code language: JavaScript (javascript)

このコードは特定のレコード番号（ここでは2番目）を直接参照します。

条件付きフィールド：

{ IF { MERGESEQ } = 1 "最初のレコード" "それ以外" }
Code language: JavaScript (javascript)

MERGESEQフィールドは現在のレコード番号を返します。これを使って条件分岐ができます。

オフセット参照：

{ MERGEFIELD 名前(+1) \* MERGEFORMAT }

特定のオフセット（ここでは1つ先）のレコードを参照します。

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レコード参照の同期制御

テキストボックスとメインドキュメントの両方に差し込みフィールドがある場合、レコード参照の同期は重要な課題です。

グローバルレコードポインタの理解

Wordには文書全体で共有される「グローバルレコードポインタ」があります。{ NEXT }が実行されるたびに、このグローバルポインタの値が増加します。

複数ページの文書では、この点に注意が必要です。例えば、1ページ目で次のように配置したとします：

メインドキュメント：レコード1
テキストボックス1：{ NEXT }→レコード2
テキストボックス2：{ NEXT }→レコード3
テキストボックス3：{ NEXT }→レコード4

この場合、2ページ目のメインドキュメントは自動的にレコード5から始まります。なぜなら、グローバルレコードポインタの現在値は4だからです。

レコードポインタのリセット

特定のページでレコードポインタをリセットするには、以下のフィールドコードを使用できます：

{ MERGEREC 1 }

このコードはレコードポインタを強制的に指定値（ここでは1）に設定します。

セクション間のレコード参照制御

セクション区切りがある場合、各セクションでレコードの進行をコントロールするには：

「セクションのプロパティ」を開く
「差し込み印刷」タブで「レコードの開始番号」を指定

これにより、セクションごとに異なるレコード開始位置を設定できます。

フィールドコードの評価順序詳細

テキストボックスでフィールドコードが評価される順序は複雑ですが、主に以下の要因によって決まります：

Z-インデックス
文書内のオブジェクトID
タブオーダーとフォーカス順序
アンカー位置との関係

Z-インデックス（奥行き位置）

テキストボックスのZ-インデックスは「重なり順序」を表します。Wordは一般的に背面から前面の順にオブジェクトを処理します。これは「絵画のレイヤー」のようなイメージで、背景から描いていくようなものです。

Z-インデックスは以下で確認・変更できます：

テキストボックスを右クリック→「オブジェクトの書式設定」→「レイアウト」→「前へ/後ろへ」

文書内のオブジェクトID

各テキストボックスには内部的にオブジェクトIDが割り当てられています。このIDは通常、作成順序に対応しますが、必ずしも評価順序とは一致しません。

タブオーダーとフォーカス順序

テキストボックスには「タブオーダー」という属性があり、これを明示的に設定することで評価順序を制御できます：

テキストボックスを右クリック→「テキストボックス」→「オプション」→「タブオーダー」

タブオーダーの値が小さいテキストボックスから評価される傾向があります。

アンカー位置との関係

テキストボックスを「テキストの折り返し」設定で「行内」に設定すると、アンカー位置が明確になり、文書フローに沿った評価順序になります。しかし、この設定は自由な配置を制限することになります。

トラブルシューティング技術

差し込み印刷で問題が発生したときに原因を確認する方法をいくつか紹介します。

フィールドコード診断

Alt+F9キーを押すと、フィールドコードの表示/非表示が切り替わります。これにより、実際のコードを確認できます。さらに、Shift+F9を押すと選択したフィールドだけが表示/非表示切り替えられます。

診断するポイント：

フィールド名の正確さ（MERGEFIELDなど）
パラメータ名のデータソースとの一致
スイッチの正確な構文（*，#，@など）
入れ子構造の正確さ（括弧の対応など）

ドキュメント構造の可視化（編集記号の表示）

「表示」タブの「編集記号の表示」（Ctrl+Shift+8）をオンにすると、以下の要素が可視化されます：

セクション区切り（二重線で表示）
段落記号（¶）
空白（・）
タブ（→）
改行（↵）

これらの記号を確認すると、文書構造の問題が見つかることがあります。

フィールド更新と再計算

フィールドの更新方法：

特定のフィールド：フィールドを選択してF9キー
文書全体：Ctrl+Aで全選択してからF9キー
セクション単位：セクションを選択してからF9キー

また、以下のVBAコードを使用すると、特定のフィールドタイプだけを更新できます：

Sub UpdateMergeFields()
    Dim oField As Field
    For Each oField In ActiveDocument.Fields
        If oField.Type = wdFieldMergeField Then
            oField.Update
        End If
    Next oField
End Sub
Code language: PHP (php)

キャッシュクリア（データソースの更新）

データソースを更新した後に変更が反映されない場合、Word内部のキャッシュをクリアする必要があります：

「差し込み印刷」タブ→「差し込み印刷の編集」→「受信者の選択」→「既存のリストの使用」
同じデータソースを再選択

あるいは、以下のVBAコードでキャッシュをクリアできます：

Sub ClearMailMergeCache()
    With ActiveDocument.MailMerge
        .MainDocumentType = wdNotAMergeDocument
        .MainDocumentType = wdFormLetters
    End With
End Sub

応用テクニックと最適化

より複雑な差し込み印刷のために使える応用テクニックをいくつか紹介します。

マルチレコードカタログ

1ページに複数レコードを表示するカタログ形式の差し込み印刷では、以下のような技術が使えます：

{ MERGEFIELD 名前 }
{ NEXT }{ MERGEFIELD 名前 }
{ NEXT }{ MERGEFIELD 名前 }

これにより、1ページ内に3つのレコードを表示できます。さらに複雑な配置には「ディレクトリ」タイプの差し込み印刷が適しています。

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条件付き書式と表示制御

特定の条件に基づいて表示/非表示を切り替えるには、IFフィールドを使用します：

{ IF { MERGEFIELD 年齢 } > 20 "成人です" "未成年です" }
Code language: JavaScript (javascript)

複数条件の場合：

{ IF { MERGEFIELD 性別 } = "男性" 
    { IF { MERGEFIELD 年齢 } > 20 "成人男性" "未成年男性" }
    { IF { MERGEFIELD 年齢 } > 20 "成人女性" "未成年女性" }
}
Code language: JavaScript (javascript)

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レコード計算と集計

特定フィールドの合計や平均を計算するには：

{ SUM { MERGEFIELD 金額 \# "0.00" } }
Code language: PHP (php)

あるいは、VBAマクロを活用して複雑な計算を行うこともできます：

Sub CalculateTotals()
    Dim doc As Document
    Dim mm As MailMerge
    Dim total As Double
    
    Set doc = ActiveDocument
    Set mm = doc.MailMerge
    
    total = 0
    For i = 1 To mm.DataSource.RecordCount
        mm.DataSource.ActiveRecord = i
        total = total + CDbl(mm.DataSource.DataFields("金額").Value)
    Next i
    
    MsgBox "合計金額: " & total
End Sub
Code language: PHP (php)

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まとめ

Wordの差し込み印刷は単なるテキスト置換ではなく、複雑なデータバインディング、レイアウトエンジン、フィールド評価システムの統合機能です。特にテキストボックスなどの浮動オブジェクトを使う場合、文書構造との関係を深く理解して制御する必要があります。

今回の経験から、以下の点が明らかになりました：

テキストボックスはWordの文書構造上、メインフローとは別の階層に存在する
フィールドの評価順序は複数の要因（Z-インデックス、オブジェクトID、タブオーダー）に影響される
グローバルレコードポインタを理解することで、レコード進行を適切に制御できる
{ NEXT }フィールドを活用すれば、テキストボックスでも異なるレコードを表示可能

最も確実なのは表を使う方法ですが、デザイン上の理由でテキストボックスが必要な場合は、上記の技術的知識を活用して問題を解決できます。

詳細な情報はリンク先をご確認ください。

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Wordのページ番号が連番にならない時の対処法 – セクション区切りとページ番号の関係
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