ビジネスコミュニケーションのツールとして世界中で利用されているWhatsAppですが、日本ではまだLINEの影に隠れがちです。しかし、海外との取引が増える中、WhatsAppの使い方を知っておくことはビジネスパーソンにとって大きなアドバンテージになります。ここでは、WhatsAppの基本から実用的な使い方までを紹介します。
WhatsAppとは – グローバルスタンダードのメッセージアプリ
「WhatsApp（ワッツアップ）」は、世界中で使われているメッセージサービスです。日本ではLINEが主流ですが、ビジネスの場では徐々にWhatsAppを使う機会も増えています。
「WhatsApp」は、電話番号と紐づけてアカウントを管理して、メッセージを送受信します。
電話番号から相手にメッセージを送ったり、グループを作ることができます。
パソコン版アプリもあるので、パソコンからもメッセージ・ファイルなどを送受信できます1。
かんたんに言うと「Facebookの会社のLINE」とか「iPhone以外も使えるiMessage」みたいなものです2。
LINEとWhatsAppの大きな違いは、
- その普及地域にあります。LINEは日本、台湾、タイなどのアジア圏で人気がありますが、WhatsAppは欧米、中南米、アフリカ、インドなど世界の広い地域で使われています。海外の取引先とやり取りするなら、WhatsAppが第一選択肢になることも多いでしょう。
- もう一つの違いは、利用に必要な情報です。LINEではID検索や二次元コードでの追加が一般的ですが、WhatsAppは電話番号さえあればすぐに連絡を取れます。これは名刺交換だけで連絡先を追加できるという意味で、ビジネスではとても便利な特徴です。
「スマホの連絡先に登録されている人が自動的にWhatsAppのコンタクトリストに表示される」という仕組みは、電話帳を共有しているような感覚で使えます。まるで会社の内線電話のように、すでに電話番号を知っている相手とすぐにメッセージのやり取りができるのです。
WhatsAppを始める – アカウント作成と初期設定
WhatsAppの会員登録には電話番号が必須です。
まず、スマホ用アプリ「WhatsApp」をインストール（Google Play ストア / App Store）します。
インストールしたWhatsAppアプリを開いたら、スマートフォンの電話番号を入力します。
本当にその電話番号の持ち主かどうかを確かめるため、確認コードを入力する必要があります。
スマートフォンの連絡先を提供して、WhatsAppユーザーを自動登録する方法もありますが、その都度 自分で相手の電話番号を登録しても大丈夫です。
パスキーか二段階認証は設定しなくても進めますが、事実上は「ほぼ必須」。というのも、二段階認証などのセキュリティがないとWhatsAppアプリが「ロック」されてしまうことがあるからです。ロックされると、審査によって約1日 アクセスできません。仕事上の連絡の途中だと、かなり困ります。
基本操作 – シンプルなUIで直感的に使える
アカウントを作成したら、あとはチャットを始めます。
ほかのWhatsAppユーザーの電話番号で検索して、相手を選ぶとすぐにメッセージを送れます。
WhatsAppの基本操作は非常にシンプルで、他のメッセージアプリを使ったことがあれば迷うことはありません。ホーム画面には連絡先とのチャット一覧が表示され、タップするとチャット画面が開きます。メッセージの送信は、画面下部の入力欄に文字を入力して送信ボタンをタップするだけです。
長押しでリアクションをつける
送信したメッセージを長押しすると、転送・削除・スター（お気に入り）マークなどのオプションが表示されます。特に「リアクション」機能は、メッセージに対する「あいづち」としてよく使われます。メッセージをどう受け取ったのか、を互いに伝えることで、テキストによるコミュニケーションの行き違いを防ぐ工夫です。
個人チャットとグループチャット – 使い分けで効率的なコミュニケーション
WhatsAppでは、1対1の個人チャットと複数人でのグループチャットを使い分けられます。
- 個人チャットは、詳細な打ち合わせや機密性の高い話題に適しています。相手とのやり取りが時系列で整理され、過去の会話も簡単に遡って確認できます。
- 一方、グループチャットは最大256人までのメンバーを追加でき、プロジェクトチームや部署単位のコミュニケーションに役立ちます。グループを作成するときは目的を明確にし、グループ名や説明文に反映させると良いでしょう。例えば「2025年展示会準備チーム」のように、一目でグループの目的が分かる名前にします。
グループチャットでは、特定のメッセージに返信する「リプライ機能」を活用すると、どの話題に対するコメントなのかが明確になります。これは複数の話題が並行して進むビジネスの場では特に重要です。
- LINEのパソコン版と違って、WhatsAppのパソコン版は一度ログインするとしばらくすぐに使える
- もともと2009年にスタートしたWhatsAppは、2014年にFacebookに買収されて、今はMeta社のサービス。 – WhatsApp – Wikipedia